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檔案數字化解決方案

2年前 3796 0


概述 | Overview

檔案數字化,就是利用計算機掃描技術將紙質、照片、底片等載體上的檔案信息作數字化處理,生成數字影像文件進行存儲,并將檔案檢索信息輸入計算機,采用計算機檔案管理系統進行管理和開發利用。


現場剪影 | Live Photos

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工作流程 | Work Process

  1. 檔案分類整理:按照檔案情況,年度、類別、長短期等進行分類整理,將部門編制不統一的進行統一分類,以便數字化后方便查找與管理。

  2. 檔案交接:分類整理后的檔案按年度、類別提出,提卷時數字化加工方的提卷人員按照要求,編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號后及抽取不需掃描的頁面,并按實際頁數填寫詳細的檔案交接清單,并由雙方主管人員簽字。

  3. 標引著錄:標引著錄是為了方便查閱與管理,對文字錄入的準確性要求較高,實際項目中將會按照統一的標準制作相應的《文字錄入工作說明書》,供錄入員和校對人員參考。

  4. 檔案拆分:檔案拆分前要對檔案進行統一的編號,編制總頁號后,要從中選中需要掃描的頁面。再一次編制所需掃描的頁號,兩個頁號需要用鉛筆的顏色或位置區分,以確保檔案還原時能夠清楚區別和核實頁數,檔案拆分時要嚴格按照要求對不需掃描的頁面進行標注。

  5. 檔案的掃描:原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。掃描使用金檔科技自主研發的圖像掃描處理軟件,掃描人員可根據原稿質量,對系統進行定義,如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件等批處理功能。在由系統自動處理功能的同時,掃描人員根據原件的實際情況做相應的調整,如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據不同原件的情況,調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度,確保在掃描圖像質量清晰的情況下,使原件完好無損。

  6. 圖像處理:采用自動化處理和人工處理相結合的方式,確保圖像質量的完美。通過校對系統對圖像進行校對,確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發現不合格圖像及時返回前一工序進行改正。

  7. 質量檢驗:對掃描處理完成后的圖像頁面進行檢驗,對檔案拆分、掃描、修正、去污、圖像的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗。對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比,對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比,發現不合格的登記并退回上一流程重新處理。

  8. 圖像與索引掛接:文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品,按年度進行文字圖像與系統的掛接,不需手工掛接即可實現文本與圖像頁與系統的掛接。掛接到檔案管理系統中后,進行再次的成品驗收,對各種使用習慣逐頁進行檢驗,驗收合格后移交驗收小組驗收。

  9. 案卷整理還原:檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準進行有序的整理,公司安排專人負責案卷整理與還原。

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